Tổ chức sự kiện ngoài là gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho tổ chức sự kiện ngoài? Là không ít băn khoăn của doanh nghiệp khi muốn tìm một địch vụ tổ chức ngoài trời uy tín, chuyên nghiệp, giá rẻ. Bài viết sau đây chính là nút dây gỡ thắt cho những băn khoăn đó, hãy cùng Hoàng Vũ điểm qua những nội dung chính để tạo nên một sự kiện ngoài trời thành công vượt mong đợi.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện chính là xây dựng một bản kế hoạch cụ thể dựa trên những mục tiêu về nội dung, ý tưởng, concept, nhân sự để thực sự kiện. Bên cạnh đó, dựa vào concept của sự kiện mà bạn có thể lựa chọn loại hình sự kiện indoor (trong nhà) hoặc outdoor (ngoài trời). Loại hình phổ biến mà khách hàng ưa chuộng hiện nay là ngoài trời. Vì ưa thích sự thông thoáng, mát mẻ, và cảnh quan thiên nhiên tuyệt vời.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời (Event Outdoors)
2.1 Địa điểm và thời gian tổ chức
Để góp phần tạo nên sự thành công cho một buổi tổ chức sự kiện ngoài trời thì địa điểm và thời gian vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết lựa chọn địa điểm và thời gian như thế nào là hợp lý. Để đưa ra một địa điểm và thời gian hợp lý thì bạn cần phải nắm bắt được các mấu chốt sau:
Tổ chức sự kiện ngoài trời hướng đến mục tiêu khách mời là những ai?
Địa điểm, vị trí tổ chức có gần, thuận lợi, an toàn cho khách mời không?
Địa điểm đó có với phù hợp sự kiện không?
Thời gian dự kiến với số đông khách mời?
Sau khi đã giải đáp được những vướng mắc trên, thì bạn bước đầu đã đưa ra được lựa chọn về một địa điểm tuyệt vời và thời gian tổ chức thích hợp. Nhưng nếu bạn chưa lựa chọn được một địa điểm tuyệt vời thì Hoàng Vũ có một số gợi ý dành cho bạn như sau:
- Trung tâm hội nghị quốc gia.
- Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới Trống đồng Sông Hồng Palace
- Calidas Gardium – Keangnam Landmark 72.
- Khách sạn Daewoo 5 sao.
- Nhà hàng Softwater.
2.2 Thời tiết
Để có thể tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, yếu tố thời tiết chắc chắn phải được xem xét kỹ lưỡng. Vì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của sự kiện. Những ngày nắng đẹp, gió nhẹ, nhiều mây chắc chắn là ngày lý tưởng để tổ chức. Tuy nhiên thời tiết không phải lúc nào cũng ủng hộ, mưa bất chợt, nắng quá gắt, là những điều kiện bất lợi. Chính vì thế, trang bị những vật dụng cần thiết như dù loại to, dù loại nhỏ, nón, máy quạt công nghiệp,…
2.3 Vệ sinh cùng an ninh trật tự
Ưu điểm của việc tổ chức sự kiện ở ngoài trời là mang lại không gian thoải mái, rộng rãi. Tuy nhiên, vì không gian khá rộng rãi nên việc đảm bảo vấn đề vệ sinh và an ninh khá khó khăn. Vì vậy, bạn nên để những người tham gia hiểu được trách nhiệm của mình trong việc giữ gìn vệ sinh nơi tổ chức lễ khánh thành, sự kiện ngoài trời.
Để có thể đảm bảo vấn đề an ninh bạn có thể thực hiện một số biện pháp sau:
- Đánh dấu, xác định phạm vị khu vực diễn ra tổ chức sự kiện ngoài trời.
- Thuê một dịch vụ bảo vệ uy tín, có khả năng phản ứng nhanh với những trường hợp bất đắc dĩ.
- Phải có một team chuyên viên y tế để có thể sơ cứu các trường hợp khẩn cấp.
2.4 Truyền thông
Một trong những việc làm thiết thực nhất để truyền thông cho sự kiện là gửi thiệp mời đến khách mời. Ngoài ra, bạn cũng nên xác nhận những ai sẽ tham gia sự kiện để ban tổ chức có sự chuẩn bị tốt hơn. Hơn thế nữa, bạn hãy sắp xếp vị trí dành cho báo chí, phóng viên… để giúp truyền thông sự kiện tốt hơn.
Để có thông báo đến khách mời về địa điểm, thời gian tổ chức cũng như nội dung buổi sự kiện, thì người tổ chức sự kiện ngoài trời nên làm những cánh thiệp mời đến khách. Bên cạnh đó, truyền thông trên các nền tảng xã hội cũng là cách giúp sự kiện ngoài trời của bạn trở nên phổ biến hơn, thu hút được sự quan tâm của khách mời, phóng viên, báo chí,…Từ đó nâng cao khả năng chuyển đổi cho sự kiện.
Một loại truyền thông cho tổ chức sự kiện ngoài trời nữa đó chính là thuê dịch vụ booking KOLs để review về sự kiện. Tại Hoàng Vũ, ngoài tổ chức sự kiện ngoài trời, chúng tôi còn cung cấp một dịch vụ booking KOLs chuyên nghiệp.
2.5 Trang thiết bị – cơ sở vật chất
Với đặc điểm là có không gian không bị hạn chế, tổ chức sự ngoài trời rất thích hợp với các sự kiện có sử dụng các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng lớn. Điển hình là các liveshow của các ca sĩ nổi tiếng như Mỹ Tâm, Sơn Tùng M-TP,…Với số lượng khách mời lớn, cùng tính chất phải có dàn âm thanh kỹ thuật hiện đại để có những nét nhạc sống động.
Kịch bản tổ chức event ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời đem đến bầu không khí rộng rãi, thoải mái tạo nên sự nổi bật hơn là chỉ bó buộc trong 1 không gian nhỏ trong các trung tâmhội nghị yến tiệc. Do đó, nếu chọn tổ chức event ngoài trời, thì nội dung chương trình dưới đây phải cần có trong kịch bản:
Nội dung chương trình cần phải được lên kế hoạch một cách tỉ mỉ. Đồng thời, chương trình cần được tập duyệt và chạy thử.
Trong chương trình sự kiện ngoài trời của doanh nghiệp thì chắc chắn không thể thiếu lời phát biểu của đại diện đơn vị. Khen thưởng đối với các phòng ban, cá nhân trong nội bộ công ty.
Cùng với đó là các tiết mục ca hát, nhảy múa, biểu diễn nghệ thuật để tăng tính sinh động cho sự kiện ngoài trời…Doanh nghiệp có thể mời một số ca sĩ nổi tiếng về biểu diễn, nhưng phải đảm bảo theo đúng lịch trình của sự kiện, tránh trường hợp trễ nải.
Kèm theo đó là đề về lên thực đơn ăn uống cho sự kiện ngoài trời cũng rất quan trọng. Đội ngũ phục vụ tận tình và đảm bảo được tính vệ sinh an toàn thực phẩm.
Bên cạnh đó, cần đảm bảo được an toàn về cháy nổ, trật tự nơi diễn ra sự kiện. Và thành lập đội sơ cứu hộ, đội y tế để dự phòng những trường hợp ngoài ý muốn.
Cách tổ chức chương trình sự kiện ngoài trời thành công, chuyên nghiệp
4.1 Xây dựng chủ đề
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời, khách hàng cần phải lên ý tưởng về chủ đề của chương trình. Chủ đề chính là chìa khóa giúp bạn lên các hoạt động trong sự kiện dễ dàng hơn. Nếu khách hàng chưa hình dung được, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ thực hiện và trình bày chủ đề chính và yếu tố phụ với khách
4.2 Xác định thời gian cùng địa điểm tổ chức
Chúng tôi sẽ đưa ra danh sách các địa điểm dành cho tổ chức sự kiện ngoài trời mà khách hàng có thể tham khảo và lựa chọn. Bên cạnh đó, dựa vào thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời của khách mà sẽ đưa ra các đề xuất về cách tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp.
4.3 Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện ngoài trời
Chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng lên kịch bản tổ chức sự kiện. Sau khi trình bày kịch bản, nếu khách hàng đồng ý thì nhân viên chúng tôi sẽ tiến hành triển khai theo kế hoạch.
4.4 Tiến hành chuẩn bị
Nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng về việc chọn lựa và sắp xếp các tiết mục biểu diễn, MC… Song song với đó, sẽ có đội ngũ kỹ thuật và trang trí sẽ tiến hành bố trí hệ thống âm thanh và ánh sáng và trang trí tại địa điểm tổ chức sự kiện.
4.5 Tổng duyệt chương trình
Trước khi sự kiện được diễn ra chính thức, sẽ tiến hành tổng duyệt và chạy thử chương trình. Để kiểm tra những thiếu sót và đảm bảo rằng sự kiện khi diễn ra sẽ được suôn sẻ nhất.
4.6 Tiến hành tổ chức chương trình
Để buổi tổ chức sự kiện ngoài trời diễn ra thành công, nhân viên giám sát sẽ quản lý tất cả các hoạt động diễn ra theo đúng trình tự và trật tự.
4.7 Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện đã được tổ chức thành công, nhân viên sẽ tiến hành tháo dỡ các trang thiết bị, đồng thời dọn dẹp vệ sinh. Cuối cùng, khachs hàng sẽ thanh toán hết phần cọc còn lại.
Hoàng Vũ tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực và dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi cung cấp đa dạng loại hình tiệc dành cho mọi đối tượng khách hàng. Chính vì thế, đến với Hoàng Vũ, chúng tôi sẽ mang sự kiện ngoài trời của bạn vươn tầm đẳng cấp.
